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WIMO Computer AG / Büro Plus NexT
 

Details BEAM-NT

Hinweise zur Verwendung der Schnitstelle BüroPlus 4 Commercial PlusPack-NT

Voraussetzungen
Die Schnittstelle wird ausschliesslich für die Programmversion "Schweiz" angeboten! Die Verwendung der Schnittstelle setzt eine vorhandene FibuNT Installation auf dem PC voraus. Anwen-der, die nicht über entsprechende Anwendungen verfügen, können Buchungs-sätze der Auftragsverwal-tung über 'Optionen/dBase bzw. ASCII Export/Erfassungsprotokoll' exportieren (Commercial-Version). Vor dem Aufspielen und Starten der Software ist eine vollständige und aktuelle Sicherungskopie sowohl von Büro Plus 3 als auch der eingesetzten Sesam-Software zu erstellen.

Schnittstelle
Nach Installation des Updates und Neustart des Programms steht Ihnen unter 'Optionen / FiBu NT - Export' das folgende Auswahlmenü zur Verfügung:
Fehler! Textmarke nicht definiert.Treffen Sie die benötigte Auswahl und geben Sie Zielpfad sowie den Dateinamen für die Exportdateien (entspricht dem Dateinamen unter dem die entsprechende Sesam-Anwendung importiert). Durch Bestätigen mittels 'OK' werden die vorgenommenen Einstellungen gespeichert und die Exportdateien erzeugt.

 


Hinweise zu Export und Import

Export-FiBu-Protokoll
Mit dieser Option exportieren Sie die Buchungssätze der Vorgänge, die einen Eintrag in das FiBu-Protokoll erzeugen (z.B. Rechnungen). Nach vollständigem Export sollten Sie die Abfrage ob das FiBu-Protokoll gelöscht werden soll bestätigen, um mehrfaches Exportieren gleicher Buchungssätze zu verhindern.

Export - Steuerschlüssel
Diese Option erzeugt eine Datei mit den unter Stammdaten / Umsatzsteuer gespeicherten Steuer-schlüsseln. Bitte Beachten Sie die Vorgaben der entsprechenden Sesam-Anwendung hinsichtlich der Steuerschlüssel um Fehler beim Import zu vermeiden. Die Bezeichnung Ihrer Steuerschlüssel darf max. fünfstellig sein (z.B. 'M2' für 'Mehrwertsteuer 2%') und jeder Bezeichner muss eindeutig sein, d.h. gleiche Bezeichnungen sind nicht zulässig.

Export - Konten
Insbesondere für den ersten Export steht Ihnen diese Option zur Verfügung. Aus den Adresstammdaten wird eine Kontendatei erzeugt die die Konto-Nummer (Adress- bzw. Buchungskontonummer) und die Kontobezeichnung (Name2 der Adresse) enthält.
Priorität beim Export hat das bei der Adresse hinterlegte Sammelkonto. Ist der Sammelkonto-Eintrag leer wird anstelle die Adressnummer exportiert. Mehrfach vor-kommende Buchungskonten werden nur einmal mit der Bezeichnung 'Sammelkonto' aus-gegeben. Adressnummern werden nur ausgegeben, sofern die entsprechende Adresse Umsatz hat.

Import - Konten
Nach erfolgreichem Import der Konten müssen Sie diese in Ihrem Kontenplan eintragen. Oeffnen Sie dazu im Kontenplan die gewünschte Ebene und fügen Sie das Konto ein. Prüfen Sie die Soll- / Habenstellung und ob die von Büro Plus erzeugte Kontenbezeichnung das Konto hinreichend beschreibt.

Import - Buchungssätze
Nach dem ersten Import kann es vorkommen, dass Sie ein umfangreiches Fehlerprotokoll erhalten. In diesem Fall müssen Sie die nicht vorhandenen Konten im Kontenstamm der Sesam-Anwendung nachpflegen (s.o.). Die Buchungen sind nicht verloren sondern stehen auf einem Zwischenkonto und werden automatisch nachgebucht, sobald die Konten eingerichtet sind.

Import-Steuerschlüssel
Bitte beachten Sie, dass die Kurzbezeichnungen der Steuerschlüssel Ihrer Sesam Anwendung i.d.R. fünfstellig sind. Entsprechend sollten Sie in BüroPlus Auftrag unter 'Stammdaten / Umsatzsteuer' die Bezeichnungen ändern.

Beispiel Mehrwertsteuer 7.6% in M76
  Vorsteuer 7.6% in VM76

Die Bezeichnung darf nur Buchstaben und Ziffern enthalten. Bezeichner, die länger als 5 Zeichen sind werden beim Export nach der fünften Stelle abgeschnitten.

Existieren in der importierenden Anwendung bereits Steuerschlüssel mit gleicher Bezeichnung oder haben zwei Steuerschlüssel der Importdatei die gleiche Bezeichnung so wird der Datensatz mit Fehlermeldung zurückgewiesen.
Prüfen Sie im Zweifel bestehende Steuerschlüssel, sollten Sie beim Import entsprechende Fehlermeldungen erhalten.

Information zur Büro Plus 3 Sesam BeamNT Schnittstelle

Schnittstelle
Nach dem Start des Programms finden Sie den Aufruf der neuen Schnittstelle
im Menü Optionen unter Beam NT - Export. Nach dem Aufruf erhalten Sie den folgenden Dialog, sofern Adress-Stammdaten mit zugehörigen OPs gefunden werden:

Zielpfad: Dateipfad, in dem die Zieldatei gespeichert wird.
Zieldatei: Name der Ausgabedatei, i. d. R. SFBBEAM.TXT

Auswahl: Einschränkung des Adressbereichs

Wichtig für die Trennung von Debitoren und Kreditoren. Der Status
von Kreditoren beginnt mit dem Text Lieferant. Gültige Bezeichner
sind z. B.
  Lieferant, Lieferant Büromaterial, Lieferant A...
Ein anderer Status identifiziert die jeweilige Adresse als Debitor.

Mit "OK" werden die Einstellungen gespeichert und der Export gestartet.

Ablauf des Exports
Die Adressen im Auswahlbereich werden einzeln geprüft, ob ein OP für diese Adresse gespeichert ist. Wird ein gültiger OP-Eintrag gefunden wird zunächst ein Adresseintrag in der Datei erzeugt. Anschließend werden alle OPs für diese Adresse in Folge in die Datei geschrieben.

Die Einträge für die OPs bestehen aus eine Kopfzeile für den offenen Posten und nachfolgend die Detaileinträge.

Hinweise zur Steuerung von Feldinhalten

(1) Fremdsprache  

Zur Steuerung des Sprachschlüssels des Debitors/Kreditors wird die Einstellung zum Textblock aus den Stammdaten Adressen herangezogen.

Das System prüft aufsteigend von 1 bis 5 die aktuellen Einstellungen
der Adresse und exportiert die Ziffer des ersten gesetzten Textblocks.


Beispiel:  

Artikel Textblock Nr.
[ ] 1 [ ] 2 [X] 3 [X] 4 [ ] 5

In diesem Fall würde als Sprachkennzeichen das Zeichen "3" exportiert.

Das Durchführen eines Beam-NT Exports erweitert die PARAM.INI Datei automatisch um fünf Einträge "SPRACHEx=". Sie erweitern nun die Einträge z.B. "SPRACHE1=D"

(2) Zahlungsbedingungen  

Das Kürzle für Zahlungsbedingungen darf in der Übergabedatei
aus max. 5 Zeichen bestehen. Das Schnittstellenprogramm exportiert
die ersten 5 Zeichen der Zahlungsbedingungen aus der gewählten
Adresse bzw. alle Zeichen (max. 5) bis zu einem Trennzeichen:

- Doppelpunkt (:)
- Semikolon (;)
- Leerschritt ( )

Beispiel:  

Zahlungsbedingungen: 2W2: 14 Tage 2 % Skonto

In diesem Fall würde als Zahlungsbedingung das Kürzel "2W2" in
die Exportdatei geschrieben.

(3) Ertragskonto
Um die Ertragskonten korrekt zu übertragen ist es notwendig, zus. den
Vorgangsparameter
"in FiBu-Protokoll eintragen" einzuschalten.

Während des Exports werden aus dem Erfassungsprotoll anhand der
OP-Nummer die zugehörigen Ertragskonten sowie Beträge ausgelesen.

Bitte beachten Sie, daß für in der OP-Verwaltung manuell erstellte OPs
natürlich keine Ertragskonten im Erfassungsprotokoll stehen.

Nach erfolgreichem Export können Sie auswählen, ob die exportierten OPs automatisch gelöscht werden sollen. Sie können den Export beliebig oft wiederholen, solange bis die OPs ausgeglichen oder gelöscht werden.

Import BeamNT
Der Import in BeamNT erfolgt unter OP / Einlesen (BeamNT). Wichtig hierbei ist, daß BeamNT die OPs aufnehmen kann und die dazu notwendigen Einstellungen vorgenommen worden sind.

Bitte prüfen Sie u. a.:  

Sind die Steuersätze aus Büro Plus Auftrag
ordentlich in FibuNT importiert worden und
stimmen die dort hinterlegten Konten?

Enthält die SFB30.INI Datei die erforderlichen
Einträge in der Sektion [BeamNT]?

z. B. [BeamNT]
PKGegenKonto=50100
DefaultErtragsKonto=6000

Sind die Einstellungen im Dialog "BeamNT" unter
Einstellungen sowie Vorgaben korrekt gewählt?

z. B.
Ist unter "Einstellungen" die Option Default-
Personenkonto kreieren eingeschaltet

Mit "OK" und Bestätigen der anschließenden Sicherheitsabfrage bestätigen Sie die Datenübernahme.

BeamNT liest die Übergabedatei und erzeugt Adresseinträge, Personenkonten und die dazugehörigen OPs.

Über den Verlauf des Imports wird ein Protokoll mit Warnungen (sofern Option Warnungen protokollieren ausgewählt wurde) und Fehlern. Eine Warnung ist für den Import nicht kritisch, d. h. der Datensatz wird trotzdem erzeugt. Ein Fehler führt zur Ablehnung des Datensatzes. Die Abgelehnten Datensätze werden in die Datei geschrieben die unter "Einstellungen / Verworfene Transaktionen" vorgegeben wurde.

Nachdem die Fehlerursache beseitigt wurde, entweder in der Sesam-Anwendung oder in der Datei mit den verworfenen Transaktionen, können Sie die Fehlerauffangdatei erneut importieren.

Bitte beachten Sie, daß OPs nur einmal importiert werden können. Ein erneuter Import führt zu einer Fehlermeldung. Ein Überschreiben von bereits verbuchten OPs, gewollt oder ungewollt, ist somit ausgeschlossen.

Stand: 17.2.97

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